Obchodní podmínky

Flotilo je název softwarové služby a obchodní označení. Právním provozovatelem služby, smluvní stranou vůči zákazníkovi a osobou odpovědnou za provoz služby je níže uvedený provozovatel.

Flotilo je určeno pouze pro podnikatele, firmy a osoby jednající v rámci profesní činnosti. Soukromé spotřebitelské použití není povoleno bez předchozí písemné dohody provozovatele.

Zákazníkem se rozumí podnikatel, firma, OSVČ nebo jiná osoba jednající v rámci své podnikatelské či profesní činnosti, která vytvoří zákaznický účet, objedná službu, aktivuje předplatné nebo službu používá pro svou organizaci.

Osoba, která službu objedná, aktivuje předplatné nebo přijme tyto podmínky jménem zákazníka, potvrzuje, že jedná za zákazníka v rámci podnikatelské nebo profesní činnosti. Řidiči, dispečeři a další pozvaní uživatelé používají službu jako koncoví uživatelé v rámci pracovního, smluvního nebo obdobného profesního vztahu se zákazníkem.

Osoba, která za zákazníka vytváří zákaznický účet, objednává předplatné, potvrzuje billing nebo uděluje pokyny jménem zákazníka, potvrzuje, že je oprávněna zákazníka zavázat k těmto podmínkám, ceně, automatickému obnovení předplatného, omezení odpovědnosti podle článku 7 a zpracovatelské smlouvě (verze 2026-07-18.1) .

Uživatel přizvaný zákazníkem nebo registrovaný firemním kódem v mobilní aplikaci přijímá tyto podmínky jen v rozsahu svého uživatelského přístupu ke službě. Taková registrace sama o sobě neznamená objednávku služby, potvrzení ceny, uzavření zpracovatelské smlouvy jménem zákazníka ani vznik platební povinnosti zákazníka, pokud k tomu uživatel nemá samostatné oprávnění.

Smlouva se zákazníkem vzniká registrací zákaznického účtu, potvrzením právních dokumentů osobou oprávněnou jednat za zákazníka, spuštěním trialu, objednávkou nebo úhradou služby podle toho, co nastane dříve.

Pokud je uživateli poskytnut účet výslovně označený jako testovací, beta, interní nebo closed testing účet, včetně účtu s e-mailovou adresou v doméně @flotilo.test, je takový účet určen pouze k dočasnému ověření instalace, stability, bezpečnosti a vybraných funkcí služby. Tester není zaměstnancem, zákazníkem, obchodním partnerem ani zástupcem provozovatele jen tím, že testovací účet obdrží nebo použije. Testovací účet je technickým prostředkem provozovatele nebo testovacího prostředí, zůstává nepřevoditelný a odvolatelný, není trvalým zákaznickým účtem a v rozsahu dovoleném právem nevzniká nárok na dlouhodobé poskytování služby, uchování testovacích dat, náhradu, kompenzaci ani pokračování přístupu po skončení testu.

Tester smí používat pouze přidělený testovací účet. Nesmí sdílet e-mail, heslo, token, přístupové údaje, screenshoty obsahující neveřejné údaje ani jiný přístup s další osobou. Při podezření na únik, ztrátu zařízení, sdílení hesla, neoprávněný přístup, chybu s dopadem na bezpečnost nebo omylem nahraná reálná data musí tester bez zbytečného odkladu informovat provozovatele nebo zadavatele testu, případně napsat na sidlo@flotilo.cz. Provozovatel může kdykoli heslo, tokeny, testovací účet nebo celou testovací firmu změnit, zrotovat, omezit, deaktivovat nebo smazat.

Tester nesmí službu použít pro reálnou přepravu, reálné zákazníky, reálné pracovní pokyny ani produkční provoz. Tester nesmí nahrávat skutečné osobní doklady, citlivé fotografie, reálné zákaznické dokumenty, důvěrné obchodní dokumenty ani jiná data, která nejsou nezbytná pro test. Pro testování má používat pouze fiktivní, ukázková nebo jinak neškodná testovací data. Pokud tester vloží reálná, citlivá, důvěrná nebo cizí data v rozporu s těmito pravidly, činí tak bez pokynu provozovatele a odpovídá za následky takového porušení v rozsahu dovoleném právem.

Testovací verze služby nemusí být finální, úplná, bezchybná ani vhodná pro produkční použití. Může obsahovat chyby, výpadky, neúplné funkce, změny rozhraní, ztrátu dostupnosti testovacích dat nebo nepřesné výstupy. Tester nesmí na testovací výsledky spoléhat jako na provozní, obchodní, právní, účetní, dopravní nebo bezpečnostní výstupy.

Tester nesmí provádět činnosti, které mohou způsobit škodu, narušit bezpečnost nebo dostupnost služby, obcházet autentizaci, zkoušet neoprávněný přístup, skenovat, zatěžovat, scrapovat, automatizovaně útočit, nahrávat škodlivý kód, zneužívat API, sdílet přístupové údaje nebo jednat způsobem, který může poškodit provozovatele, jiné testery, zákazníky, infrastrukturu, data nebo pověst služby. Porušení těchto pravidel může vést k okamžitému zablokování testovacího účtu a uplatnění nároků na náhradu škody v rozsahu dovoleném právem.

Testovací firma, testovací účty, nahrané testovací soubory, testovací polohová data, tokeny, logy a související testovací záznamy mohou být po skončení testu, typicky v rozmezí 14 až 60 dnů, nebo dříve při bezpečnostním riziku, zneužití, úniku hesla nebo ukončení testu omezeny, deaktivovány, zrotovány nebo smazány. Tester bere na vědomí, že mobilní aplikace může během testu vyžadovat oprávnění k poloze, pokud se testují funkce trackingu, stavu trasy, vozidla nebo dokončení zastávek. Zpětná vazba, screenshoty, crash reporty a technické informace poskytnuté testerem mohou být použity k opravě chyb, zlepšení stability, bezpečnostnímu vyhodnocení a doložení průběhu testování.

If a user receives an account expressly marked as a test, beta, internal or closed testing account, including an account using the @flotilo.test e-mail domain, that account is provided only for temporary verification of installation, stability, security and selected service features. The tester does not become an employee, customer, business partner or representative of the operator merely by receiving or using a test account. A test account is a technical facility of the operator or test environment, remains non-transferable and revocable, is not a permanent customer account, and, to the extent permitted by law, does not create any right to long-term service access, test data retention, compensation or continued access after the test.

The tester may use only the assigned test account. The tester must not share the e-mail, password, token, credentials, screenshots containing non-public data or any other access with another person. If the tester suspects a leak, device loss, password sharing, unauthorized access, a security-impacting issue or accidental upload of real data, the tester must notify the operator or test requester without undue delay, or contact sidlo@flotilo.cz. The operator may change, rotate, restrict, deactivate or delete passwords, tokens, the test account or the entire test company at any time.

The tester must not use the service for real transport operations, real customers, real work instructions or production use. The tester must not upload real personal documents, sensitive photos, real customer documents, confidential business documents or other data that is not necessary for testing. Only dummy, sample or otherwise harmless test data should be used. If the tester enters real, sensitive, confidential or third-party data contrary to these rules, the tester does so without the operator's instruction and is responsible for the consequences of that breach to the extent permitted by law.

The test version of the service may not be final, complete, error-free or suitable for production use. It may contain bugs, outages, incomplete features, interface changes, loss of availability of test data or inaccurate outputs. The tester must not rely on test results as operational, business, legal, accounting, transport or safety outputs.

The tester must not perform activities that may cause damage, disrupt security or availability of the service, bypass authentication, attempt unauthorized access, scan, overload, scrape, automate attacks, upload malicious code, abuse the API, share credentials or act in a way that may harm the operator, other testers, customers, infrastructure, data or reputation of the service. Breach of these rules may result in immediate blocking of the test account and claims for damages to the extent permitted by law.

The test company, test accounts, uploaded test files, test location data, tokens, logs and related test records may be restricted, deactivated, rotated or deleted after the test, typically within 14 to 60 days, or earlier for security risk, abuse, credential leak or termination of the test. The tester acknowledges that the mobile app may request location permission during testing if tracking, route status, vehicle or stop completion features are being tested. Feedback, screenshots, crash reports and technical information provided by the tester may be used to fix bugs, improve stability, evaluate security and document the testing process.

Flotilo poskytuje webovou a mobilní SaaS službu pro správu vozového parku, uživatelů, tras, zastávek, GPS provozu, dokumentů, fotografií, tachografových `.ddd` souborů, orientačních výstupů a předplatného.

Služba je poskytována ve stavu dostupném v aplikaci, bez samostatné záruky nepřerušené dostupnosti, dosažení obchodního výsledku, vhodnosti pro konkrétní interní proces zákazníka nebo náhrady lidské kontroly. Není-li písemně sjednáno SLA, žádné SLA se neposkytuje.

Výpadek, zpoždění, omezení služby, ztráta dostupnosti dat, chyba výstupu nebo chyba integrace samy o sobě nezakládají právo na slevu, refundaci, kredit ani náhradu škody, pokud kogentní právo nebo samostatná písemná dohoda výslovně nestanoví jinak.

Odhady příjezdu, upozornění, provozní přehledy, tachografové výstupy a sdílené status linky jsou podpůrné a orientační. Nejde o právní, účetní, daňové, pracovněprávní, bezpečnostní ani úředně certifikované výstupy.

Automatické čtení tachografových souborů, dokumentů a fotografií je technická pomůcka pro evidenci a interní provozní kontrolu. Flotilo negarantuje, že každý nahraný soubor, zejména novější, poškozený, nestandardní, neúplný nebo systémem nerozpoznaný export, bude plně dekódován, právně vyhodnocen nebo použitelný jako samostatný důkaz bez ověření originálu.

Zákazník odpovídá za zákonnost použití služby, správnost vložených dat, nastavení rolí, ochranu účtů, právní titul GPS monitoringu, informování řidičů a zaměstnanců, zákonnost tachografových dat, retenční doby, vlastní interní procesy a uchování originálních podkladů mimo službu.

Zákazník odpovídá za to, že do služby pozve, zaregistruje nebo v ní ponechá pouze osoby oprávněné jednat v rámci jeho organizace nebo pro něj službu používat. Zákazník odpovídá za správné nastavení rolí, průběžnou kontrolu oprávnění a včasné odebrání přístupu osobám, které již nemají být oprávněny službu používat.

Administrátor-dispečer nebo jiný uživatel s administrátorským oprávněním může za zákazníka provádět provozní nastavení, potvrzovat právní dokumenty a udělovat pokyny ve službě v rozsahu oprávnění, která mu zákazník ve službě nastavil. Zákazník odpovídá za to, že takové oprávnění udělí pouze osobě oprávněné jednat v daném rozsahu.

Zákazník odpovídá za bezpečné nakládání s firemními registračními kódy, pozvánkami a přístupovými údaji. Uživatel nesmí sdílet svůj účet, přístupové údaje ani firemní registrační kód s neoprávněnou osobou. Dispečer, administrátor-dispečer, řidič a jiný pozvaný uživatel používají službu v rámci vztahu se zákazníkem; jejich úkony ve službě se považují za úkony provedené v rámci organizace zákazníka, pokud z okolností nebo samostatné dohody nevyplývá jinak.

Zákazník odpovídá za zákonnost používání služby ve své organizaci, zejména za zákonnost monitoringu řidičů, používání lokalizačních údajů, nastavení pracovních procesů a splnění informačních povinností vůči řidičům, zaměstnancům, spolupracovníkům nebo jiným dotčeným osobám.

Zákazník odpovídá za to, že řidičům předem vysvětlí pracovní režim sdílení polohy, automatické zapnutí a vypnutí v depu, ruční zapnutí/vypnutí a výjimečné nouzové vypnutí polohy. Nouzové vypnutí slouží jako provozní bezpečnostní pojistka; ukládá se důvod a oprávnění uživatelé zákazníka mohou dostat upozornění.

Zákazník je povinen určit a řidičům prokazatelně sdělit, kdy je GPS tracking oprávněně používán pro pracovní nebo jiný legitimní provozní účel a jak jej po skončení tohoto účelu ukončit. Zákazník zajistí, aby řidiči používali dostupné funkce pair/unpair, nouzového vypnutí polohy nebo explicitního odhlášení v souladu s těmito pravidly a bez zbytečného odkladu zákazníkovi oznámili, pokud tracking nelze ukončit obvyklým způsobem.

Flotilo nezná individuální pracovní dobu, přestávky, soukromé použití vozidla ani přesný okamžik skončení pracovního účelu konkrétního řidiče. Provozovatel proto negarantuje automatické ukončení GPS trackingu pouhým uplynutím pracovní doby, ukončením směny nebo zavřením mobilní aplikace. Zákazník a jeho uživatelé musí použít dostupné ovládací prvky služby. Tím není dotčena odpovědnost provozovatele za sjednanou funkčnost a zabezpečení služby ani odpovědnost, kterou podle právních předpisů nelze vyloučit nebo omezit.

Zákazník odpovídá za obsah objednávek, přepravních dokumentů, fotografií, PDF, skenů, poznámek a dalších dat nahraných do služby, včetně toho, že má právní titul k jejich nahrání, uchování a zpřístupnění oprávněným uživatelům nebo přiděleným řidičům.

Zákazník odpovídá za kontrolu věcné správnosti výstupů vytvořených ze souborů nahraných do služby, za uchování originálních podkladů a za to, že případné použití tachografových výstupů, dokumentů, fotografií nebo automatických přehledů vůči řidičům, zaměstnancům, obchodním partnerům, kontrolním orgánům nebo soudům odpovídá právním předpisům a interním procesům zákazníka.

Zákazník nesmí službu použít k protiprávnímu sledování osob, obcházení pracovněprávních pravidel, nahrávání dat bez právního titulu, neoprávněnému sdílení údajů třetím osobám, automatickému sankcionování řidičů bez lidské kontroly ani jinému použití, které může provozovateli způsobit právní, bezpečnostní nebo reputační riziko.

Zákazník nesmí nahrávat škodlivé, protiprávní, zavádějící, nadbytečně citlivé nebo zjevně nepotřebné soubory. Provozovatel může soubor odmítnout, zablokovat, odstranit nebo omezit přístup k němu, pokud je nepovoleného typu, technicky nebezpečný, vyhodnocený jako rizikový nebo pokud jeho uchování či sdílení může být v rozporu s právem, bezpečností služby nebo těmito podmínkami.

Zákazník musí bez zbytečného odkladu oznámit chybu, incident, zneužití účtu nebo okolnost, která může zvýšit škodu, a přijmout přiměřená opatření ke snížení škody.

Cena a kapacita služby se řídí ceníkem, checkoutem, billing portálem nebo individuální nabídkou. Předplatné se automaticky obnovuje, dokud ho zákazník nezruší. Platby a faktury zpracovává Stripe; provozovatel neukládá údaje o platební kartě.

Zrušení automatického obnovení předplatného samo o sobě nepředstavuje žádost o úplný výmaz firemního účtu ani osobních údajů. Po skončení uhrazeného období může být přístup ke službě omezen nebo deaktivován. Jednotlivé kategorie dat se následně uchovávají nebo mažou podle svých retenčních lhůt, zásad ochrany soukromí a zpracovatelské smlouvy. Zákazník může samostatně požádat o export dostupných dat nebo prostřednictvím funkce pro odstranění účtu či ověřeného požadavku požádat o výmaz; tím nejsou dotčeny zákonné výjimky a údaje nezbytné pro účetnictví, bezpečnost nebo obranu právních nároků.

Zákazník odpovídá za správnost a aktuálnost fakturačních údajů, zejména fakturačního názvu, adresy, IČO, DIČ/VAT ID a fakturačního e-mailu. Faktury a platební doklady jsou zákazníkovi zpřístupněny v sekci Předplatné nebo ve Stripe portálu.

Provozovatel může službu, ceník, technické parametry a tyto podmínky v přiměřeném rozsahu měnit. Podstatné změny oznámí zákazníkovi přiměřeným způsobem a s přiměřeným předstihem před jejich účinností. Změna ceny se neuplatní zpětně na již uhrazené období; nová cena se použije nejdříve od následujícího fakturačního období po účinnosti změny, není-li pro zákazníka výslovně výhodnější. Pokud zákazník se změnou nesouhlasí, může službu ukončit ke dni účinnosti změny. Dalším používáním služby po účinnosti změny zákazník změnu přijímá.

Celkový limit privátního úložiště a denní limity počtu nebo objemu uploadů jsou provozní a bezpečnostní kvóty, nikoli samostatně zakoupená garantovaná kapacita ani příslib dlouhodobého archivu. Aktuální hodnoty mohou být zobrazeny v aplikaci. Provozovatel je může přiměřeně upravit s ohledem na technickou kapacitu, bezpečnost, prevenci zneužití a provozní potřeby. Podstatné snížení oznámí s přiměřeným předstihem, pokud nejde o bezodkladné bezpečnostní opatření nebo reakci na zneužití služby.

Provozovatel může účet nebo službu omezit, pozastavit nebo ukončit při neplacení, porušení podmínek, bezpečnostním riziku, podezření na zneužití, neoprávněném přístupu, nezákonném použití, nezákonném pokynu nebo požadavku orgánu veřejné moci. Podle povahy rizika může provozovatel účet, firemní registrační kód nebo pozvánku také dočasně zablokovat nebo zrušit, pokud hrozí jejich zneužití nebo neoprávněný přístup.

Data zákazníka zůstávají daty zákazníka. Provozovatel k nim přistupuje jen pro provoz služby, support, billing, bezpečnost, splnění zákonné povinnosti, obranu právních nároků nebo na pokyn zákazníka.

Dokumenty nahrané k přepravám, zejména objednávky, skeny, PDF, fotografie a doklady, mohou být zpřístupněny oprávněným uživatelům zákazníka a přidělenému řidiči v rozsahu potřebném pro provedení přepravy. Provozovatel provádí technické kontroly uploadů, tím však nepřebírá odpovědnost za zákonnost, správnost, potřebnost ani obchodní obsah nahraných souborů.

U tachografových souborů, objednávek, příloh a jiných nahraných dokumentů slouží Flotilo primárně jako technický nástroj pro uložení, zobrazení a podpůrné zpracování dat. Pokud soubor obsahuje novější, neúplnou, poškozenou, nestandardní nebo systémem nerozpoznanou strukturu, může být uložen nebo zpracován omezeně; zákazník odpovídá za ověření právně rozhodných závěrů podle originálních dokladů, tachografových exportů a případně specializovaného nebo certifikovaného tachografového nástroje.

Flotilo není samostatná dlouhodobá archivační nebo zálohovací služba zákazníka. Přílohy přeprav, fotografie, PDF, objednávky, skeny a doklady nahrané k přepravám nebo zastávkám se standardně uchovávají 30 dní od nahrání. Tachografové `.ddd` soubory a z nich odvozené tachografové výstupy se standardně uchovávají 3 roky. Po uplynutí těchto lhůt mohou být záznamy i fyzické soubory automaticky a nevratně smazány.

Zákazník odpovídá za vlastní zákonné archivační povinnosti, za včasný export dat, za uchování originálních dokladů mimo Flotilo a za posouzení, zda pro svůj provoz potřebuje delší nebo samostatné úložiště.

Zpracování osobních údajů se řídí zásadami ochrany soukromí (verze 2026-07-15.2) , zpracovatelskou smlouvou (verze 2026-07-18.1) a informacemi pro řidiče. Tam, kde zákazník určuje účel a prostředky zpracování, je zákazník správcem a Flotilo zpracovatelem.

Provozovatel může službu jako celek ukončit. Pokud to okolnosti umožňují, oznámí ukončení zákazníkovi přiměřeným způsobem a poskytne mu 30 dní na export dostupných dat. Po uplynutí této lhůty mohou být zákaznická data a soubory smazány, s výjimkou údajů uchovávaných po dobu nezbytnou pro účetnictví, bezpečnost, zálohy, zákonné povinnosti nebo obranu právních nároků.

V rozsahu dovoleném právem provozovatel neodpovídá za škodu způsobenou běžným používáním služby, výpadkem, omezením nebo ukončením služby, ztrátou nebo nedostupností dat, chybným či neúplným výstupem, porušením povinností zákazníka, chybnými nebo nezákonně vloženými daty, nesprávným nastavením rolí, nezákonným monitoringem, použitím výstupů bez lidské kontroly, výpadky třetích stran, vyšší mocí nebo použitím služby v rozporu s těmito podmínkami.

Provozovatel zejména neodpovídá za rozhodnutí zákazníka učiněná na základě automaticky vytvořených přehledů, importovaných tachografových dat, nahraných objednávek, PDF, skenů, fotografií nebo jiných souborů, pokud zákazník neověřil jejich úplnost, správnost, původ, aktuálnost a použitelnost pro daný právní nebo obchodní účel.

Zákazník nahradí provozovateli přiměřené škody, náklady, sankce, nároky třetích osob a náklady právního zastoupení vzniklé porušením povinností zákazníka, nezákonným pokynem, nezákonným monitoringem, nezákonným nahráním nebo sdílením dat, porušením informační povinnosti vůči řidičům, pozváním neoprávněné osoby, opožděným odebráním přístupu, zneužitím firemního kódu nebo jiným použitím služby v rozporu s podmínkami.

Pokud by i přes tato omezení vznikla provozovateli povinnost nahradit zákazníkovi přímou majetkovou škodu, je celková souhrnná odpovědnost provozovatele v nejvyšším rozsahu dovoleném právem omezena na vyšší z těchto částek: částku, kterou zákazník skutečně uhradil za službu za poslední 1 měsíc před vznikem škody, nebo 1 000 Kč. U trialu nebo bezplatného použití je souhrnný limit 1 000 Kč. Provozovatel neodpovídá za nepřímé škody, následné škody, ušlý zisk, ztrátu zakázek, ztrátu tržeb, ztrátu dobré pověsti ani jiné obchodní dopady zákazníka.

Tato omezení se neuplatní tam, kde je právo nepřipouští, zejména u újmy způsobené úmyslně, z hrubé nedbalosti nebo na přirozených právech člověka.

Zákazník je povinen uplatnit jakýkoli nárok nejprve písemně na support kontaktu provozovatele a uvést jeho důvod, rozsah a požadované řešení. Strany se pokusí spor vyřešit smírně nejméně po dobu 30 dnů od doručení úplného oznámení, pokud kogentní právo nevyžaduje jiný postup.

Ve věcech mezi podnikateli vyplývajících z jejich podnikatelské činnosti si strany v rozsahu dovoleném právem sjednávají místní příslušnost věcně příslušného soudu podle sídla nebo místa podnikání provozovatele.

Tyto podmínky se řídí právem České republiky. Tím nejsou dotčena práva, která nelze smluvně vyloučit nebo omezit.

Služba je určena pro B2B. Pokud by se přesto na konkrétní vztah povinně uplatnila spotřebitelská pravidla, použijí se pouze v rozsahu vyžadovaném kogentním právem, včetně případného práva odstoupit od smlouvy uzavřené distančně.

Je-li zákazník spotřebitelem a zákon to vyžaduje, může se obrátit na Českou obchodní inspekci jako subjekt mimosoudního řešení spotřebitelských sporů: adr.coi.cz.